Η αναφορά που γράφεται στο χέρι κάθε Κυριακή βράδυ

Κυριακή βράδυ. Κάπου τώρα, σε πολλές τεχνικές εταιρείες, κάποιος φτιάχνει στο χέρι την εβδομαδιαία αναφορά για τον ανάδοχο.

Οι ερωτήσεις είναι πάντα οι ίδιες:

• Πόσες εργασίες ολοκληρώθηκαν αυτή την εβδομάδα;
• Πόσες απορρίφθηκαν, και γιατί;
• Τι είναι έτοιμο για τιμολόγηση;
• Τι κάθεται πολύ καιρό;

Οι απαντήσεις υπάρχουν. Απλώς είναι σκόρπιες: οι καταστάσεις στο Excel, οι φωτογραφίες στο Viber, οι ποσότητες σε ένα τετράδιο, ο λόγος της απόρριψης στη μνήμη κάποιου.

Η αναφορά θέλει τρεις ώρες γιατί αυτός που τη γράφει κάνει στην πραγματικότητα συλλογή δεδομένων.

Η αναφορά είναι το τελευταίο βήμα, όχι η δουλειά

Μια αναφορά είναι μια ματιά πάνω σε δεδομένα που υπάρχουν ήδη. Αν πρέπει να συναρμολογηθεί στο χέρι, το πρόβλημα δεν είναι η αναφορά. Είναι ότι τα δεδομένα δεν καταγράφηκαν ποτέ σε ένα μέρος, τη στιγμή που συνέβησαν.

Γι' αυτό η αλλαγή ξεκινάει από το πεδίο, όχι από το γραφείο:

1. Ο τεχνικός αλλάζει την κατάσταση της εργασίας από το κινητό, όταν τελειώνει. Όχι στο τέλος της μέρας, όχι με τηλέφωνο.
2. Οι φωτογραφίες και οι ποσότητες μπαίνουν πάνω στην εργασία, με όνομα και ώρα.
3. Η απόρριψη έχει υποχρεωτικό πεδίο «λόγος», για να μπορεί να μετρηθεί.
4. Η κοστολόγηση υπολογίζεται από τις ποσότητες. Δεν πληκτρολογείται μετά.

Όταν ισχύουν αυτά τα τέσσερα, η εβδομαδιαία αναφορά είναι απλώς ένα αποθηκευμένο ερώτημα που τρέχει σε πρόγραμμα.

Πώς φαίνεται στην παραγωγή

Ένας πελάτης μας, εταιρεία τηλεπικοινωνιακών έργων, έγραφε την εβδομαδιαία αναφορά KPI για τον ανάδοχο στο χέρι, κάθε Κυριακή βράδυ, από τέσσερα διαφορετικά εργαλεία.

Σήμερα η αναφορά φεύγει μόνη της κάθε Πέμπτη στις 09:00. Ολοκληρωμένες, απορριφθείσες, έτοιμες για τιμολόγηση. Κανείς δεν ανοίγει Excel γι' αυτήν.

Η Κυριακή βράδυ γύρισε πίσω ως παρενέργεια.